Кожен з учасників ділових переговорів більшою чи меншою мірою готується до їх проведення. І навіть якщо ви - затятий прихильник імпровізації, думаю у вас в будь-якому випадку підготовлено перелік питань, що підлягають обговоренню.
Всі передбачити неможливо, але скласти приблизний алгоритм розвитку розмови, у разі якщо його результат дуже важливий для вас - необхідно обов'язково.
Отже, можна виділити наступні дії і нюанси, прийнявши до уваги які ви можете розраховувати на вигідний вам результат ділових переговорів:
1. Якщо розмова буде проходити на вашій території, подбайте про створення сприятливої атмосфери. Це стосується всього - починаючи від таких атрибутів як кава, мінеральна вода і т.д., до продумування власної поведінки.
2. Забезпечте необхідний збір інформації. Інформаційна підготовка до переговорів полягає у зборі матеріалів, їх систематизації та компонування, складанні робочого плану початку, середини і закінчення бесіди. Ви повинні бездоганно володіти інформацією про питання, які будуть на порядку денному (це буде серйозний конфуз, якщо на переговорах раптом виявиться, що ви не в курсі деяких нюансів), а також інформацією про ваших конкурентів і співрозмовників. Задайте собі питання, чи дійсно ви готові до переговорів на всі 100%. Іноді краще відкласти переговори, ніж іти і діяти наосліп.
3. Продумайте, пропишіть, які цілі ви і ваш опонент можете досягти в результаті переговорів. Приділіть увагу не тільки основним, але і другорядним цілям. Таким, наприклад, як зміцнення взаємин з партнерами, покращення думки про вас і вашої компанії, PR своєї особистості, свого проекту і так далі. Іноді сукупність досягнутих другорядних цілей виявляється практично такою ж важливою, як і досягнення основної.
4. Визначте мотиви і вихідну позицію, яку займуть у розмові ваші співрозмовники - як правило, ця інформація відома. Якщо ж ні, то спробуйте це спрогнозувати. Продумайте до дрібниць причини, з яких ваші співрозмовники можуть бути проти вашої пропозиції. Припустіть, які доводи вони можуть використовувати для переконання вас у зворотному, і приготуйте заздалегідь ефективні контраргументи. Повірте, немає нічого гіршого, ніж думати по тому час, що ви могли сказати інакше і жалкувати про те, що не передбачили такого розвитку подій.
5. На початку завжди викладайте позитивні фактори і гідності вашої пропозиції і лише потім можете вказати на негативні сторони.
6. Практично у будь-якої людини, з яким ви будете вести переговори, є хтось, хто буде поряд з ним приймати рішення, кому буде переказувати ваші аргументи і докази. Тому збираючись на важливу зустріч, не полінуйтеся підготувати якісь друковані матеріали, схеми, таблиці тощо, які б наочно демонстрували вашу точку зору. Це дозволить уникнути ефекту зіпсованого телефону.
7. Будьте спостережливі, звертайте увагу на жести, пози співрозмовників, іноді не потрібно бути хорошим фізіономіст, щоб зрозуміти, коли ваш співрозмовник втратив нитку розмови небудь інтерес до того, про що ви говорите. До речі, саме для того, щоб ви могли помічати всі ці дрібниці, а не гарячково міркувати, які ще аргументи придумати, - і складається заздалегідь план проведення переговорів.
8. Продумайте на кожний ваш аргумент якісь несподівані, але зрозумілі приклади, щоб зацікавити співрозмовника і привернути його увагу.
9. Не користуйтеся неперевіреними відомостями як аргументи, відповідайте за свої слова. Інакше виграш у переговорах може коштувати вам вашої ділової репутації. А це не рівнозначна заміна, наскільки б не була важливою для вас угода.
10. Не допускайте тиску на себе. Якщо ваш співрозмовник категорично не погоджується йти ні на які поступки, не опускайте руки - адже не дарма ж він прийшов на зустріч, витрачає час на розмову з вами, значить йому теж вигідно укласти цю угоду.
11. Не допускайте різких поворотів у бесіді, вони вибивають співрозмовника з колії. Як правило, в такі моменти співрозмовник в залежності від свого темпераменту або займає вичікувальну позицію, або проявляє нервозність, часом агресію. А це в будь-якому випадку не має в своєму розпорядженні до прийняття адекватного обдуманого рішення.
12. При скрутному становищі виявляйте зацікавленість і задавайте зустрічні питання. Цим ви виграєте час для обдумування відповіді.
13. Уникайте категоричних тверджень і таких слів як "безсумнівно", «природно», «звичайно» і так далі.
14. Успішною є тактика, коли ви просите в співрозмовників відзначити влаштовують їх пункти договору, а потім на підставі їх намагаєтеся домовитися по інших.
15. У ході переговорів робіть записи, а домовившись про результати, зафіксуйте їх у письмовому вигляді і озвучте для співрозмовників, щоб уникнути на майбутнє прикрих непорозумінь.
16. Не йдіть на задній хід і не приступайте до обговорення альтернативних варіантів, поки співрозмовник кілька разів чітко не повторить відмова від вашого основного пропозиції.
17. Питання, по яких складно прийти до компромісу, доцільно обговорювати наприкінці зустрічі, коли вже жодної зі сторін не вигідно переривати переговори і відмовлятися від домовленостей.
18. Прийшовши до спільного рішення, обговоріть на зустрічі і дії, які необхідно буде зробити для досягнення вашої, тепер уже спільної мети. Повірте, не поодинокі випадки, коли одна людина бачить єдино прийнятним такий варіант розвитку подій, про який другий навіть і гадки не має.
Зберігайте спокій і навіть якусь емоційну відстороненість в переговорах, чому, до речі, сприяє завчасне планування бесіди.
Ефективні методи початку бесіди
1. Зняття напруги. Доречна жарт, оригінальне привітання тощо дозволять вам встановити досить тісний контакт зі співрозмовником і вже на самому початку розмови привернути його до себе.
2. Короткий виклад хвилюючої проблеми як відправна точка розмови.
3. Постановка ряду питань, що стосуються проблем, які повинні бути вирішені в результаті переговорів.
4. Метод прямого підходу - безпосередній перехід до справи, без виступу.
Як саме почати бесіду, визначайтеся виходячи з типу особистостей ваших співрозмовників або специфіки обговорюваних питань.
Як би ви не були впевнені в собі, не втрачайте з уваги підготовку альтернативних варіантів. Визначте, наскільки далеко і по яких пунктах ви готові йти на компроміс, щоб при цьому ваша угода не втратило свою цінність.
Обміркуйте, яка з альтернатив буде для вас найкращою. Дайте відповіді на питання - за якими параметрами вона гірше, ніж той результат, на який ви розраховуєте, йдучи на переговори. Вирішіть, що ви можете зробити, щоб звести дані негативні моменти до мінімуму.
І, нарешті, не забудьте, що у вашого опонента, безсумнівно, буде інша думка по більшості з пунктів, по яких необхідно прийняти рішення. Ваше завдання - придумати максимальну кількість способів, як ви зможете «зіпсувати» альтернативу опонента, виставити її в негативному світлі. Відчуваєте, наприклад, що ваш співрозмовник буде наполягати на зміні фірми-постачальника - знайдіть мінімум 10 негативних наслідків даного вчинку, відстежити історію помилок даної компанії і протівопоставьте у вигідному світлі свій варіант. Чи припускаєте, що наполягатиме на просуванні свого варіанту проекту - обміркуйте всі його можливі підводні камені і аргументуйте, що перед прийняттям пропозиції, подібна ситуація відбутися не зможе і так далі. Зумійте піднести альтернативу як виграш для співрозмовника.
Що стосується етапу прийняття рішення щодо завершення переговорів, то тут навіть психологи дають здоровий рада: залиште в запасі один сильний аргумент на той випадок, якщо учасники переговорів в момент прийняття рішення почнуть коливатися.
І, нарешті, як тільки ви прийшли до певного рішення, подякуйте співрозмовника і привітайте його з грамотним розумним вибором.
Підготовка - це 90% успіху в ділових переговорах. У кожному конкретному випадку необхідно враховувати специфіку ситуації з конкретними клієнтами / партнерами. Якщо не відчуваєте впевненості у переговорах - можливо, вам необхідно більш ретельно готуватися до зустрічі.
Переговори - це мистецтво, оволодіння яким - одна із запорук вашого успіху, не нехтуйте ім.
